根据工作安排，普通护照、旅行证业务通过“中国领事”APP线上受理（操作流程指引见《驻棉兰总领馆关于“中国领事”APP护照、旅行证在线办理的使用说明》），提交订单后，在”我的订单”或“消息中心”跟踪办证进度。总领馆不接受现场纸质申请。申请人通过初审进入“复审中”环节后，可按需自愿选择通过邮寄及视频面谈，或到领事证件大厅递交材料和现场面谈。
由于中国领事APP暂未开通采集指纹功能，选择不到馆方式办理的护照无指纹信息。无指纹信息的护照可正常使用，但在中国边检入境时无法自助通关，需走人工通道。
对于选择到现场递交材料人员，具体有关流程及注意事项如下：
一、到馆递交材料、见面流程
申请人（未满16周岁的未成年人须由法定监护人或被委托人陪同）在预约时间内亲自到馆。
1、递交材料清单：打印出来的中国领事APP“复审中”页面、旧护照或旅行证原件（如有）、彩色白底证件照片（光面相纸）2张、总领馆通知需要提交的其他材料（如有）。
2、领事官员见面：对于未成年人、丢失损毁护照/旅行证的或身份验证人脸识别未通过等情形，总领馆将对申请人进行面谈询问和人证对比。
3、生物信息采集：申请人听到叫号后到相应窗口递交材料，并由工作人员拍摄现场照片、采集指纹信息、签名等（未满16周岁未成年人、肢体残疾人士可不采集指纹信息。10周岁以下儿童可不采集指纹信息。旅行证申请者不需要采集指纹和签名信息），完成后发放取证单。
二、办证时长
到馆递交材料的护照颁发、换发申请完成审批至制证需15个工作日。旅行证申请审批至制证需4个工作日。
护照补发涉及向原发照机关核实身份等流程，受制于国内答复时间，办理时间不能确定，申请人可自行与国内原发照机关或派出单位联系，请其尽快回复，以缩短办证时间。
因护照将由制证中心统一制作，故取证时间无法确定，没有加急、特急服务，亦无法催办。建议留意护照的有效期，提前申请。
三、缴费方式
总领馆将通过领事证件咨询邮箱（mdn@csm.mfa.gov.cn）通知申请人缴费。户名为CONSULATE - GENERAL OF THE PEOPLE’S REPUBLIC OF CHINA IN MEDAN。请勿向任何私人转账。申请人缴费后，应通过电子邮箱回传缴费凭证。
业务种类 | 费用（印尼盾） |
普通护照颁发、换发、遗失补发 | 240,000 |
普通护照加注 | 0 |
旅行证颁发 | 240,000 |
四、取证方式
有到馆或邮寄两种取证方式可供选择。
（一）选择到馆取证：当新证件已制作完毕时，申请人可携带取证单于工作日时间（09:30-11:30）到领事证件大厅现场领取证件。工作人员将注销后的旧护照/旅行证（如有）以及新证交申请人。
（二）选择邮寄：如选择邮寄，申请人需在来馆递交材料时填写回邮信封，并在
《领事证件回邮服务告知书》上签字确认。新证到达总领馆后，工作人员将使用申请人填写的回邮信封寄出新证件、注销后的旧证件（如有）和收据。快递采用“件到付款”方式，申请人收到证件后，自行向快递员支付快递费用。申请人需了解并自行承担证件邮寄后有可能出现丢失，损毁或延迟投递的风险。
五、绿色通道
如有紧急人道主义事由，如探望病危亲属或奔丧、本人紧急就医的旅行证申请人（护照无加急服务），请通过领事证件咨询邮箱或电话与总领馆联系。
六、地址及联系方式
（一）办公地址：Royal Condominium, Lantai 6, Tower B, Jalan Palang Merah No.1, Medan 20151
（二）对外服务时间：每周工作日9:30-11:30。仅对在预约时间内来现场的领事证件申请人开放。
（三）如需咨询，请拨打领事证件咨询电话：0062-61-80013167（工作日上午9:00-12:00、下午14:00-17:00。）。咨询邮箱：mdn@csm.mfa.gov.cn。